节省时间和成本

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文档跟踪系统可以为组织节省大量时间和成本。这些节省的一些好处包括：

快速搜索
通过立即访问所需文档，用户可以更快地完成任务。不再浪费时间寻找丢失或凌乱的文件。

降低物理存储成本
通过转向数字文档管理，组织可以降低昂贵 美国手机号码 的物理存储成本，例如租用额外的存储空间或维护物理记录的成本。

降低纸张和印刷成本
通过数字文档管理，打印和纸张使用的需求显着减少。这降低了纸张、油墨和印刷设备的成本。

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提高文档安全性
文档安全是组织的首要任务。文档跟踪系统具有以下安全优势：

严格的访问控制
文档跟踪系统允许为每个用户设置有限的访问权限。这确保只有授权人员才能访问某些文档，从而维护信息的机密性和安全性。

审计跟踪和修订跟踪
对文档执行的每个操作都会记录在系统中，从而创建可追溯的审核跟踪。这有助于检测可疑活动并确保文档管理的问责制。

文档备份与恢复
文档跟踪系统通常具有备份和恢复功能，允许用户创建文档的备份副本。这可以防止文档因损坏或意外事件而丢失。